Beschlüsse des Ständigen Ausschusses für das Bibliothekswesen (StA IV) der Philipps-Universität Marburg

Beschluß vom 23.02.1973:

Rahmenordnung für den Geschäftsgang in den Bibliotheken der Fachbereiche der Philipps-Universität Marburg

1. Die Erwerbung erfolgt durch den Fachbereich in der Regel in Abstimmung mit der Universitätsbibliothek und den benachbarten Fachbereichen, sowie gegebenenfalls mit bestehenden Teilbibliotheken eines Fachbereichs. Die Abstimmung berücksichtigt u.a. auch Absprachen über kurz- und langfristige Anschaffungsschwerpunkte und beruht auf ständiger gegenseitiger Information.
   
   
2. Alle Bestellungen (Monographien, Zeitschriften, Fortsetzungswerke) sind in einer Bestellkartei festzuhalten, die aus den Durchschlägen der Bestellungen aufgebaut und wie der Alphabetische Katalog geordnet ist. Bestellformulare im internationalen Format stellt die Universitätsbiblioth zur Verfügung. In die Bestellkartei sind auch die aus unverlangten Ansichtssendungen gekauften sowie die durch Tausch oder Geschenk erworbenen Titel aufzunehmen; außerdem können Kopien der fachlich einschlägigen Bestellzettel der Universitätsbibliothek mit eingelegt werden. Es empfiehlt sich zusätzlich, vor Absendung von Bestellungen den Zentralen Alphabetischen Katalog in der Universitätsbibliothek zu konsultieren.
   
   
3. Eingangskontrolle: Die Eingangskontrolle geschieht durch das Zugangsbuch. Es ist so anzulegen, daß ohne erheblichen Aufwand sein Inhalt für statistische Zwecke nutzbar gemacht werden kann. Die Universitätsbibliothek wird den Bibliotheken der Fachbereiche ein Muster zur Verfügung stellen.
   
   
   
   1. Monographien: Jeder eingehende Band ist im Zugangsbuch mit lfd. Nr., Verfasser, Kurztitel, Lieferant und Preis zu inventarisieren. Bei durch Tausch oder Geschenk eingehenden Bänden erfolgt statt der Preisangabe ein entsprechender Vermerk. Die Inventarnummer ist in den Band und auf den Bestellzettel zu übertragen. Der Bestellzettel ist frühestens zu dem Zeitpunkt aus der Bestellkartei zu ziehen, zu dem die entsprechende Titelkarte in den alphabetischen Katalog eingelegt wird. Werden auf Kosten des Fachbereichs Fotokopien von Büchern oder ganzen Zeitschriftenbänden hergestellt, sind diese ebenfalls zu inventarisieren.
      
      
   2. Zeitschriften, Reihen und Fortsetzungswerke: Das erste Heft eines Bandes oder Jahrganges bzw. jede mit Rechnung versehene Lieferung wird in das Zugangsbuch eingetragen. Außerdem ist für diese Literaturgattung zusätzlich eine alphabetisch geordnete Fortsetzungskartei zu führen. Jede Fortsetzungskarte (Format mindestens DIN A 5) muß folgende Angaben enthalten: Titel (ggf. auch Verfasser), Verlag, Lieferant. Jedes Stück (Band, Heft, Lieferung, Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Register, Einbanddecke usw.) ist einzeln einzutragen mit Zählung, Eingangsdatum und ggf. Preise. Der Abschluß eines Bandes ist kenntlich zu machen. Es wird empfohlen, die Kartei auch für den Verkehr mit den Buchbindern zu benutzen (Bindevermerk usw.).
      
   
   
4. Rechnungsführung: Aus dem Zugangsbuch und der Fortsetzungskartei muß ersichtlich sein, ob und wann ein Band bezahlt bzw. die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet wordenist.
   
   
5. Signaturvergabe: Zur Feststellung des Standortes erhält jeder Titel eine Individualsigantur, die im Buch und auf dem Rücken jedes Bandes erscheint. Tonträger, Mikrofilme und dergleichen sind gesondert unter eigener Signatur aufzustellen. Bei der Erstellung neuer Signatursysteme ist die Universitätsbibliothek zu Rate zu ziehen.
   
   
6. Kataloge: Die Bestände jeder Bibliothek sind durch einen alphabetischen Katalog (geordnet nach Verfassern bzw. Sachtiteln) und einen Standortkatalog nachzuweisen. Zusätzliche Dienstkataloge sind nur bei begründetem Bedarf zu führen.
   
   
   1. Alphabetischer Katalog: Die Titelaufnahme erfolgt nach einem der vorliegenden Regelwerke, d.h. entweder nach den Preußischen Instruktionen oder nach den neuen Regeln für die mechanische Ordnung der Titel. Die Titelkarten müssen internationales Format (7,5 cm x 12,5 cm) haben. Unter dieser Voraussetzung übernimmt die Universitätsbibliothek den Abzug der Titelkarten von Offsetfolien. Die Universitätsbibliothek kann an die Bibliotheken in den Fachbereichen zusätzliche Titelkarten der Neuerwerbungen anderer Fachbereiche bzw. der Universitätsbibliotheken liefern. Hierbei ist eine Auswahl nach fachlichen Gesichtspunkten möglich. Entsprechende Wünsche sind an die Fachreferenten der Universitätsbibliothek zu richten.
      
      
   2. Standortkatalog: Als Revisionsinstrument ist ein Standortkatalog, der die genaue Aufstellung der Bände in der Bibliothek widerspiegelt, unentbehrlich. Ist die Bibliothek feinsystematisch gegliedert aufgestellt, so ist dieser Standortkatalog zugleich der Sachkatalog. Im Falle einer anderen Aufstellungsform (nach Zugang oder alphabetisch innerhalb von sachlichen Großgruppen usw.) sollte neben dem Standortkatalog ein standortfreier Sachkatalog (systematischer oder Schlagwortkatalog) ebenfalls in Karteiform geführt werden. Die Universitätsbibliothek stellt zu diesem Zweck auf Wunsch eine größere Anzahl von Abzügen der Titelaufnahmen her.
      
   
   In allen Bibliotheken muß ein Aushang vorhanden sein, der den Benutzern zumindest grobe Informationen über die Aufstellungsorte der Sachgebiete gibt.
   
   
7. Einband: Zur Erhaltung der Bestände sind Zeitschriften grundsätzlich zu binden, ferner auch häufig benutzte broschierte Monographien. Entsprechende Mittel für den Buchbinder - erfahrungsgemäß in der Regel etwa 25% des Anschaffungsetats - sind einzuplanen. Die Einbandstelle der Universitätsbibliothek ist bereit, über Zweckmäßigkeit und Preis der Einbandart zu beraten sowie ggf. die handwerkliche Ausführung zu kontrollieren.
   
   
8. Revision: Der Gesamtbestand der Bibliothek muß mindestens einmal im Jahr anhand des Standortkatalogs revidiert werden. Zu diesem Zweck kann die Bibliothek geschlossen werden. Um den Zeitraum der Schließung so weit wie irgend möglich zu verkürzen, ist der Fachbereich gehalten, zusätzliche Mitarbeiter für die Revision zur Verfügung zu stellen. Die bei der Revision festgestellten Verluste sind in einer Liste zu verzeichnen, die Titel und geschätzten Anschaffungspreis nennt.
   
   
9. Abgabe entbehrlicher Bestände: Die Bibliotheken derFachbereiche sollen den aktuellen Bedürfnissen von Lehre und Forschung dienen. Zur Raumersparnis und zur Entlastung von Verwaltungsarbeit sollten die Fachbereiche Bibliotheksbestände, die für die wissenschaftlichen Arbeit nicht mehr oder nur in seltenen Fällen gebraucht werden, an die Universitätsbibliothek abgeben. Die Fachbereiche sind nicht befugt, Bibliotheksbestände zu veräußern.